Cuando hablamos de PMO u Oficinas de Gestión de Proyectos, siempre recordamos las tradicionales PMOs de Control, Directivas o de Apoyo.
En general podemos ver que algunas de ellas son más estratégicas que otras, algunas totalmente operacionales, otras corporativas pero la realidad es que no todas las PMOs son iguales. De hecho, no deberían serlo, porque las mismas deben fungir como facilitadores de las Organizaciones para lograr sus objetivos a través de los programas, proyectos o portafolio de proyectos, según el contexto en el que se encuentra.
Una de las categorías que ha sido interesante ver es tal y como Gartner las describe.
En un artículo escrito en el 2019 de Christy Pettey, llamado “Cuatro tipos de Oficinas de Gerencia de Proyectos que entregan valor” señala que las PMOs deben ser diseñadas de diferentes formas y estándares, y definitivamente que se deberá tomar en consideración la madurez organizacional en el OPM (Organizational Project Management) o las prácticas de los dominios de Proyectos, Programas y Portafolio.
En dicho artículo se mencionan 4 tipos de PMOs que ayudan a generar valor.
Una, ellos la llaman la PMO Activista. La segunda es la PMO que entrega (o Delivery PMO), otra la PMO que cumple (PMO Compliance) y la última, la PMO Centralizada.
Ellos describen que la PMO Activista toma un enfoque facilitador. Apoya la toma de decisión a través del análisis de los casos de negocios para asegurar que haya una alineación y que haya un análisis de riesgo del portafolio general de proyectos. Ésta provee un marco de trabajo para cambio ágil de procesos de manera constante, revisa los objetivos del proyecto para asegurar que se logren las metas. Se dice que este tipo de PMO inicia y acelera el cambio. Específicamente, este tipo de PMO veta los casos de negocios y las propuestas de proyectos.
La PMO Delivery asegura que haya una entrega efectiva de los proyectos a través del apoyo y empoderamiento de los Gerentes de proyectos individualmente. La idea de este tipo de PMO es desarrollar procesos y técnicas estándares para construir una cultura de resultados. Gartner estima que al menos el 40% de las PMOs son de este tipo, enfocadas en la planificación y control del proceso de ejecución de los proyectos, con fines de lograr, por supuesto, las expectativas del negocio. En este tipo de PMOs, las restricciones del proyecto, son importantes aunque el Gerente de Proyectos tiene un alto nivel de autonomía.
La PMO Compliance se asegura que los proyectos cumplan las metas en cada una de las etapas a través del establecimiento de procesos y monitoreo del cumplimiento del uso de las prácticas y estándares establecidos. Los aspectos de: presupuestos, hitos, calidad son importantes en esta PMO, en la cual se generan reportes de desempeño, con énfasis en monitorear los KPIs (key performance indicators) previamente establecidos.
La PMO Centralizada se enfoca en tener las competencias y habilidades instaladas a través de Especialistas Claves para lograr que el trabajo se realice. La idea es que esta PMO contenga un grupo de personas especializadas, que puedan hacer el trabajo de la mejor manera posible. En una PMO Centralizada se reúnen diferentes representantes para compartir mejores prácticas.
En definitiva hay muchas formas de implementar las PMOs en nuestras organizaciones. Lo que sí es fundamental es reconocer cuales son las expectativas de la Organización en cuanto al rol que desea que la PMO cumpla, dentro de lo que es el contexto y posibilidades organizacionales actuales. Recuerda que la idea no es competir entre PMOs, sino que cada una cumpla con los objetivos para lo cual ha sido creada dicha PMO.
Si lo piensas, talvez, alguno de estos conceptos aplica a lo que está buscando tu Organización o talvez te convenga solamente revisar en que consiste las PMOs tradicionales de Control, de Apoyo o Directiva que te explica el Project Management Institute en sus estándares. De todas maneras, no te olvides que tu PMO debe generar el valor que esperas, y al final, esto es lo más importante.junio 26, 2021
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