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JUNIO 7, 2019

La mayoría de ustedes que han gestionado proyectos saben que preparar un cronograma con todas las de la ley, no es tan sencillo. Toma tiempo si se requiere hacer correctamente, enlazar las tareas correspondientes, asignar presupuesto, hitos, recursos, etc. pero vale la pena hacer el esfuerzo y desde el inicio, vamos ganando. ¿Y por qué ganando?, porque de ello depende el poder monitorear y supervisar el progreso real de un proyecto y dar informaciones certeras acerca de las condiciones del mismo.

Asumamos que ya tenemos ese cronograma lo más perfecto que podamos (recuerda que lo perfecto es enemigo de lo bueno), y que necesitamos comenzar a monitorear su progreso.

Lo primero que debes recordar es que debes tener una línea base ya salvada, ojalá que puedas tener los costos enlazadas con las tareas, los hitos bien definidos, los recursos bien asignados y una proyección de cómo irá el proyecto caminando a través del tiempo.

Si tienes todo esto, puedes monitorear el progreso de tu proyecto a través de la revisión del porcentaje del trabajo completado (Por esto soy partidaria de que se utilicen – como dicen las buenas prácticas -, programas automatizados de calendarización, hay muchos en el mercado, hasta gratis). Si usas un programa automatizado, este porcentaje del trabajo completado de cada actividad se sumará en un consolidado y al final podrás ver el porcentaje de completación que tiene tu proyecto. 

Resumen proyecto% Trabajo CompDuración
Tarea 150%20 días
  Tarea 1.1100%5 días
  Tarea 1.2100%5 días
  Tarea 1.30%5 días
  Tarea 1.40%5 días

(Nota  que en los programas de calendarización hay varias opciones % Completación y % Trabajo Completado. Utiliza este último para que tome en consideración el trabajo hasta ese momento logrado por cada recurso, en el tiempo establecido y los costos correspondientes enlazados).

Lo ideal sería poder utilizar el sistema de valor devengado o valor ganado, para contabilizar correctamente cuánto dinero se ha invertido en el proyecto, cuanto se ha logrado con este dinero ya gastado, y cuanto faltaría para completar las actividades del proyecto. Pero, en este momento solo nos concentraremos en mencionar las técnicas que se sugieren para poder actualizar el estado real de cada una de las actividades del proyecto que, dicho sea de paso, también se usan para actualizar el proyecto y calcular el progreso según este valor ganado.

La mayoría de las veces, el Gerente de Proyectos, utiliza un esquema de actualización de dichas actividades en las cuales asigna un porcentaje de completación de acuerdo a la experiencia y datos entregados por los expertos a la hora de actualizar el cronograma. Este esquema es válido, inclusive se utiliza cuando las actividades tienen larga duración, pero tiene la desventaja de que se basa en la opinión del experto, pero no necesariamente refleja la realidad de lo que es el avance.

¿No les ha pasado a ustedes que el responsable de una actividad indica que la tarea está en un 50%, y de repente en un 90% y en este porcentaje se queda meses y meses sin lograr ningún avance adicional?  El tema es que, con este esquema, el gerente de proyecto no tiene manera de validar el avance correcto. Esta es una de las deficiencias que tiene este método. Es uno de los métodos menos recomendados, pero de los más usados.

Hay otros métodos que ayudan a que haya una mayor confiabilidad de los datos de avance. Uno de ellos se llama “Unidades completadas” y se basa en actualizar el progreso del cronograma en función de las unidades de trabajo que se han realizado. Un ejemplo sería si tenemos una actividad llamada “Envíar invitaciones”, se contabiliza la cantidad de invitaciones y se establece el progreso de dicha tarea en función de las invitaciones enviadas.

Otro esquema de actualización toma en cuenta los hitos incrementales que pueden haber dentro de una tarea. Este también es llamado el método de pasos. La idea de esto es identificar los diferentes pasos que tiene una actividad y en función de los pasos se va calculando el progreso del proyecto. Cada paso viene siendo como un hito dentro de la actividad.

La otra forma que a mí en particular me gusta mucho es Inicio-Final. Este se concentra en establecer criterios de actualización a través de porcentajes de acuerdo al momento en el que se encuentra una tarea.

Como ejemplos de esta se encuentra la regla del 50-50 que establece que al iniciar una actividad el porcentaje de avance es un 50% y al finalizar se la adjudica el otro 50% para completar el 100%. Esta parece ser la regla más popular.

Otra de las reglas dentro de esta forma o método es la del 20-80 que plantea que al iniciar una actividad ésta se encuentra en un 20% y cuando finaliza se completa el 80% restante. Esta regla normalmente se usa para monitorear tareas que tengan mayor valor al final del trabajo.

La última regla es la del 0-100 que es un poco más radical y se basa en la premisa de que todas las actividades se encuentran en un 0% hasta que se termina verdaderamente dicha actividad que es cuando se le asigna el 100%. Este esquema tiene la desventaja de que al parecer el proyecto está en un limbo, sin avance, porque no se da crédito al trabajo realizado hasta que finalmente concluye y parecería que todo avanzó hacia el final del camino.

Dentro de este esquema, yo prefiero utilizar la siguiente variante de la regla: 25-50-75-100. Si inicia la actividad se asigna un 25%, si ya hay algún borrador o el entregable de la actividad ya ha sido enviada y está siendo revisada por el cliente, se asigna el 50%, cuando el cliente/usuario revisa el borrador o el entregable y lo reenvía para correcciones, 75% y finalmente se asigna el 100% cuando está aprobado.

Hay otras técnicas que se utilizan, no obstante, me parece que estas son sencillas y simples para usar. Lo importante es que podamos establecer desde un inicio cual es el esquema que primará para la actualización de las tareas del cronograma del proyecto, y así garantizar que haya una estandarización y confiabilidad en los datos de avances que se generan en el proceso de monitoreo y control del proyecto.

Espero que estas técnicas te sirvan para ayudarte a que “monitorear el progreso de tu proyecto no sea… un dolor de cabeza”. 

Fuente:

Project Management, 12th Edition, A systems approach to planning, scheduling, and controlling, Harold Kerzner.

Project Management, Aa strategic Managerial Approach, 10th edition, Jack R Meredith, Scott M Shafer, Samuel J. Mantel Jr.

Internet: www.planacademy.com/measuring-project-progress-methods

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