AGOSTO 22, 2019
Hace unos días estudiaba un tema relacionado a los procesos de implementación de la planificación estratégica de cualquier organización, y recapacitando un poco sobre ésto, pensé en lo dificil que muchas veces se hace implementar los proyectos y dar seguimiento al progreso del mismo.
En este corto proceso de reflexión, recordé que, como parte de nuestro servicio de outsourcing de gerencia de proyectos, definimos unos tips que nuestros gerentes de proyectos debían seguir (y lo siguen) para apoyar los procesos de implementación de los proyectos que estaban bajo su responsabilidad.
Me parece interesante traerle algunos de estos tips, de los más sencillos, que sé, que de antemano, si lo ponen en práctica, va a ser mucho más fácil, dar un buen seguimiento a sus proyectos. Ojalá les sirva. Aquí están:
- Lo primero es que el proyecto debería estar salvado con su línea base. Siempre es bueno, aunque no se use el método de valor ganado, hacer una proyección del progreso que tendrá el proyecto en el tiempo. Es decir, que usted como Gerente de Proyecto pueda saber en que porcentaje debe estar su proyecto en el primer periodo. En qué porcentaje debe estar en el 2do. periodo, 3er. periodo, y así por estilo. El periodo dependerá de lo que usted decida (por mes, por bimestre, por trimestre, etc).
- Ya para dar seguimiento a su proyecto, no puede dejar a la gente que está ejecutando las actividades trabajar solo. Para esto es que estamos nosotros, los gerentes de proyectos; para ayudarlos a entender cuales son los pasos a seguir a cada momento. A mi me ha servido bastante enviar semanalmente (la periodicidad la decide usted) el cronograma de actividades por la semana que pasó con sus estatus y el cronograma de actividades de la semana que sigue con los nombres de las personas que tienen actividad. De esta manera, se le da visibilidad a los demás de quién tiene que hacer qué, en qué momento. De hecho, hay veces que mando las actividades por responsable. Así incluso queda mucho más claro para todos y nadie puede decir que no sabía que debía hacer.
- Otro de los aspectos es hacer las reuniones de estatus semanales (el mismo comentario aplica sobre la periodicidad – usted decide). Para esta reunión, prepare primero la agenda y envíela. No olvide poner el objetivo de la reunión para que la gente no boicotee sin darse cuenta el logro del objetivo establecido.
- Actualice también, previamente el cronograma del proyecto. Así se gana tiempo en la reunión. Recuerde que la reunión de estatus es para discutir entre todos el progreso y los puntos que están impactando el proyecto. No se discuten temas técnicos largos, sino que la reunión se enfoca solo en el progreso del proyecto. Cualquier punto que se salga de ahí, debe quedar como un punto abierto y se debe indicar qué se hará con ese punto, quien será responsable y fecha límite de solución.
- Cuando se termine la reunión, debe documentarse lo que pasó en la reunión, los puntos acordados y los puntos abiertos. Lo que se queda en la memoria, se va al olvido. Esta minuta o ayuda de memoria debe enviarse a la mayor brevedad posible para que no nos olvidemos de los temas y acuerdos. Inicialmente para revisión del grupo, y luego para aprobación, después de las correcciones, si las hubiese.
- Los puntos abiertos, deben documentarse en una matriz de puntos abiertos. Nombre del punto, descripción de lo que hay que hacer, fecha de apertura, responsable, fecha de cierre. Ponga solo un responsable. Estos puntos abiertos deben enviarse semanalmente (periodicidad-your call!!!) al equipo de proyecto. Es como si fuera parte del cronograma, aunque no lo es. Recuerde que un punto abierto que no se resuelve a tiempo, podría causar impactos negativos al proyecto.
Bueno, hay muchísimos otros tips. A mi me ha encantado utilizar herramientas Kanban para ayudarme a monitorear mis proyectos. Pero si hay un consejo que yo pueda darle a los Gerentes de Proyectos es el siguiente: Dar seguimiento y monitorear el progreso de un proyecto, exige perseverancia. Exige no cansarse y exige documentar. Analizar donde estamos, que nos falta. Esto no se hace de la noche a la mañana. Demanda de nosotros, tiempo y cabeza. Requiere de nosotros, paciencia y amor. Increible pero cierto. No todos tenemos las mismas habilidades y necesitamos entender cuales son nuestras fortalezas, nuestras debilidades, y cuales son las fortalezas y debilidades de los demás.
Al final de cuentas, cualquier proyecto es un trabajo en equipo, y cada uno de nosotros tenemos nuestras luces y nuestras sombras. Si logramos coordinar los equipos, con paciencia, sabiduría, paz, perseverancia, tranquilidad y amor, lograremos la sinergia adecuada entre el grupo para lograr unir las capacidades en pos de una buena implementación del proyecto y el logro grupal de los objetivos planteados.
Les deseo suerte chicos, chicas, jóvenes, no tan jóvenes, adultos mayores. . A todos, que Dios les acompañe en esta hermosa tarea de ver la generación de una idea y poder convertirla en realidad.
Que Dios les bendiga grandemente.
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