MAYO 4, 2020

La Importancia de la PMO, la planificación estratégica y la dirección de portafolios como áreas fundamentales

En estos tiempos de pandemia, la gente está que no quiere planificar nada, ni pensar en nada.

Hace unos días escuché una frase maravillosa que me impactó sobremanera: “Hay que aprovechar una buena crisis”.

Y es así mis estimados amigos y colegas, las crisis te enseñan a crear, a sacar de abajo como dice la gente, y a luchar. Y cuando se lucha, se quiere luchar con las mejores fuerzas.

Todas nuestras organizaciones tienen sus puntos fuertes y sus puntos de oportunidades y este es el mejor momento para hacer que tu PMO se fortalezca y tus procesos estratégicos despunten hacia una mejor gestión.

¿Y por qué es el mejor momento? Projectmanagement.com publicó recientemente un artículo[1] escrito por el Sr. Andy Jordan, Presidente de Roffensian Consulting, S.A  que señalaba que la PMO en estos momentos de crisis debía apoyar a las Organizaciones en el proceso de comprensión de qué ha pasado y cómo la empresa puede recuperarse, cómo realizar los ajustes estratégicos y apoyar a los directores de proyectos en todos esfuerzos de “back in track” en el tiempo. Es el mejor momento porque ahora se necesitarán mucho mas la ayuda de quienes saben “recuperar el tiempo”.

Pero fíjense que hay algo importante que señalar. Los esfuerzos que se estaban dando antes de la crisis, no necesariamente serán los mismos a los que habrá que prestarles atención en estos momentos o ya pasada la crisis. En la evaluación de qué ha pasado y donde estamos, debemos definir cuáles de estos esfuerzos quedarán atrás y cuales nuevos surgirán.

La PMO debe apoyar al Staff Ejecutivo de la Organización, a poner en orden la casa en medio de estas circunstancias y aquí deberá hacer uso de sus competencias relacionadas a los procesos de análisis estratégicos y de gestión del portafolio.

No puedo dejar a un lado mi asombro ante la liviandad con la cual las Organizaciones actúan ante estas situaciones de crisis, olvidando la importancia de saber hacia dónde vamos, y cuál es el camino a recorrer para llegar ahí de manera más eficiente.

Los procesos estratégicos en esta época tienen mucha más relevancia ya que las variables organizacionales y definitivamente del entorno podrían haber cambiado, y no quisiéramos que el tiempo llegue y nos encuentre “asando batatas”.

Las Organizaciones deben analizar estratégicamente estas variables, replantear las estrategias si es requerido y/o reasignar prioridades de acuerdo a lo que ya se tenía planteado. Pero hay que hacer el análisis. Tenemos que actuar.  

La gestión del portafolio es el puente que une la estrategia con la ejecución. Una vez la Organización analice sus posibilidades, tiene que reasignar prioridades, pero en este proceso es preciso asegurarnos de maximizar la generación de valor esperada con los recursos bastante limitados que tenemos de antemano, y que la crisis presupone que serán aún más limitados.

Una PMO en estos tiempos, deberá tomar todos estos aspectos en consideración, sin olvidar de incluir todo lo que tiene que ver con la agilidad en los negocios. Hoy más que nunca debemos ser ágiles en nuestra toma de decisión y en los procesos de implementación. La agilidad se convierte en un “Must” de todas las organizaciones

En fín, en lo que quiero reflexionar en este momento es sobre la necesidad impostergable de llevar procesos estratégicos, de gestión de portafolio y de dirección de proyectos de manera práctica, ágil y confiable en nuestras organizaciones.

Las crisis no esperan y quienes están por delante de las crisis son los que permanecerán en los mercados sin grandes contratiempos. Poner en práctica todos estos procesos te ayudarán no solo a mantenerte a flote, sino a descollar en medio la cuarentena.

Bueno es recordar la frase: “En tiempos de crisis unos lloran y otros venden pañuelos”. ¿Quién eres tú?


[1] Now More Than Ever, You need your PMO, Andy Jordan, April 15, 2020 (www.projectmanagement.com)

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