ABRIL 8, 2019
Hace unos meses tomé un webinar llamado: “What Great Sponsors do… and When!” dictado por el Sr. J. LeRoy Ward, Vicepresidente Ejecutivo de Client Solutions, dentro del marco del día internacional de Project Management a través del evento virtual que siempre realiza el International Institute for Learning. Este webinar trataba sobre las bondades de tener un Sponsor o Patrocinador y cuáles son sus funciones relevantes dentro del proyecto.
El mensaje en el webinar entra en contradicción con un artículo que leí el año pasado escrito por el Sr.Ron Rosenhead (Official! Project sponsorship has been declared null and void), en el cual se señalaba sobre una declaración dada en una Convocatoria internacional de Gerencia de Proyectos, donde habían indicado categóricamente que el Sponsor “no es un rol necesario para un proyecto”. Ellos basaban su declaración en función de que el Sponsor no estaba haciendo correctamente su trabajo y que no había logrado en ninguno o en la mayoría de los casos cumplir con su cometido. Se mencionaba también en el artículo sobre los beneficios de no tener un Sponsor en el proyecto.
El Webinar del Sr. LeRoy sin embargo, muestra el papel que debe ejercer el Sponsor y lo muestra como fundamental para el éxito del proyecto. Sus beneficios se contraponen contra los beneficios de no tenerlos.
El mensaje me hizo recapacitar sobre el papel del Sponsor y no niego que pensé en algunos patrocinadores de proyectos en los cuales he estado involucrada, que han sido buenos, pero que su papel mejoraría muchísimo más si conocieran mejor sus funciones según las prácticas de dirección de proyectos.
El Sr. LeRoy define una serie de funciones que el sponsor debe hacer en cada una de las etapas del proyecto y aprovecho hoy para mencionarles los elementos más importantes señalados.
En la fase antes de iniciar el proyecto el sponsor tiene un papel preponderante en la revisión y aprobación de las necesidades del negocio. El Sponsor aprueba el caso de negocios, asegura alineación y retorno de la inversión, desarrolla el plan de beneficios y obtiene aprobación del proyecto frente a los ejecutivos de la Organización.
En la fase de inicio del proyecto no es menos importante. En ésta, el Sponsor o Patrocinador promueve el proyecto, estableciendo y acordando las metas esperadas de desempeño. El buen inicio de un proyecto es importante, y la selección correcta del Director de Proyecto es vital para el éxito del mismo. En esta etapa, el Sponsor se asegura de la disponibilidad de los recursos. Otra de las responsabilidades del mismo es garantizar que haya un dueño de los beneficios establecidos.
Luego pasa a la etapa donde se planifica el proyecto y su papel aquí es fundamental. Esta es una de las fases más complejas, donde se debe garantizar que los stakeholders participen activa y efectivamente. Debe preocuparse porque todas las actividades vitales de planificación sean completadas y que haya una comunicación oportuna y efectiva entre todos los stakeholders e indiscutiblemente, con el Director del Proyecto.
Ya cuando se comienzan a ejecutar las actividades planificadas, es imperativo que el Sponsor le dé un seguimiento cercano al progreso del proyecto. Su constante preocupación por el mismo asegura que pueda escalar situaciones de riesgo a tiempo. Su rol sirve también de protección al equipo de proyecto frente a los demás y los altos mandos. Debe preocuparse por la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los estándares de calidad. El Sr. LeRoy sugiere “estar ahí y dejarse ver”.
En la etapa de cierre del proyecto, su participación en los procesos de validación, transferencia del producto y reasignación de los miembros del equipo es de suma importancia. No debemos olvidar que un buen proyecto con un cierre incorrecto deja un sabor de insatisfacción y falta de calidad, que diría yo que, sobrepasa las primeras etapas del ciclo de vida del producto implementado.
El sponsor debe garantizar que el cliente esté satisfecho, velar porque sean realizados los procesos correctos de transición del proyecto a la operación del producto realizado, que los archivos del proyecto estén bien almacenados y disponibles las lecciones aprendidas para futuros proyectos y es un “must” participar en los procesos de evaluación y retrospectivas. Muy importante es promover y garantizar que haya una “celebración por el éxito del proyecto” (Por supuesto, la celebración no puede quedarse )
Pero, ¿cómo hacer todo esto? Hay muchas técnicas y herramientas dentro de las prácticas de gestión de proyectos que el Sponsor debe usar y que algunas de ellas son mencionadas en el webinar dictado por el Sr. LeRoy, pero hoy no las voy a mencionar aquí. Lo que sí mencionaré es algunos tips adicionales para los Sponsors sugeridos por el Sr. LeRoy: 1) Reúnase regularmente con el Director del Proyecto y el equipo de trabajo, 2) Visite el lugar del proyecto frecuentemente, 3) Haga que todo el mundo sea “Accountable”, 4) Comunique frecuentemente, 5), Solucione problemas, tome decisiones.
Mi conclusión sobre el tema es la siguiente:
Difiero de la declaración que se hiciera en la Convocatoria señalada por el Sr. Ron Rosenhead en su artículo que he mencionado al inicio. Si pensamos en las funciones que el Sponsor debe hacer, que hemos detallado, nos damos cuenta de que el Sponsor VERDADERAMENTE AÑADE VALOR en el proyecto y en DEFINITIVA: ES UN BIEN NECESARIO PARA EL PROYECTO.
Si el Sponsor no conoce las prácticas de dirección de proyectos, sería interesante que se documente o se capacite, aunque sea una sensibilización ejecutiva sobre las prácticas disponibles. Estas le ayudarán a ejercer mejor su rol de Sponsor en cualquier proyecto que sea asignado.
Arriba a los Sponsors que se preocupan por conocer estas prácticas de dirección de proyectos y aquellos que cumplen verdaderamente con su rol.
Arriba a los Sponsors.
“Ellos, SON UN BIEN NECESARIO”.
